Estrategias para Reducir Email oficinista típico Overload
Los defensores de la "teoría boomerang" sugieren que el envío de mensajes menos rendirá menos mensajes de respuesta. Los defensores como los consultores de Intercambio de Asia sugieren que estrategias como la eliminación innecesaria "gracias" o "yo también" respuestas y reducir la respuesta para todos los mensajes o en copia se reducirá el volumen de las respuestas de una sola línea que usted tendrá que para procesar. Por otra parte, cortando FYI mensajes o mensajes como: "Recibí tu correo electrónico y le responderemos en un par de horas" acortarán las respuestas que proporcionan ningún valor semántico importante, pero sin embargo, requieren tiempo de procesamiento.
Pregúntese si el mensaje es realmente necesario, dirigidas únicamente a los destinatarios adecuados y apropiados para enviar por correo electrónico en lugar de algún otro medio. Si no, no lo envía.
Establecer expectativas
Dígale a la gente qué esperar de usted en relación con la correspondencia electrónica. Hágales saber lo que deben o no deben enviar, cuando normalmente leer los mensajes y el tiempo que toma normalmente para que usted responda. Esquema vías escalada - mensajería instantánea, llamadas de teléfono, mensajes de texto - para las necesidades urgentes
Al enviar mensajes, que sea claro en la línea del cuerpo o materia si es necesaria una respuesta.. Frases como "no respuesta necesarias" gente absuelvo de la expectativa de, al menos, reconocen un mensaje, recordatorios para "responder a mí, no a todas las" personas codazo a abstenerse de la hinchazón del flujo de correo más de lo necesario. Considere el uso de la "CCO" (copia oculta) de campo para que las respuestas de masas no son posibles, siempre se puede enumerar los destinatarios dentro del cuerpo del mensaje ayuda de dos maneras. En primer lugar, dejando a un lado un período dedicado para manejar correo electrónico deja otras partes del día libre para hacer otro trabajo con menos interrupciones de correo electrónico relacionados. En segundo lugar, concentrando su correo electrónico en un bloque de tiempo definido puede mejorar su enfoque en el propio correo electrónico, lo que lleva a una mejor gestión de correo electrónico y las respuestas más reflexivas. Resista la tentación de revisar los mensajes entrantes con frecuencia mediante la desactivación de las alertas de nuevos mensajes , o incluso por mantener su programa de correo electrónico cerrados hasta el momento de lote programado. Mejor aún, el tiempo de bloqueo en su calendario dedicado exclusivamente a responder a mensajes de correo electrónico y teléfono spam puede ser tan inevitable como la muerte y impuestos, pero usted no tiene que ser una víctima pasiva de un flujo interminable de anuncios de fármacos de mejora del rendimiento y relojes baratos o de ofertas para mantener el dinero en depósito para los príncipes nigerianos peligro. Servicios de correo electrónico más modernos, incluidos los programas basados en web como Gmail, incluyen filtros de spam sólidos directamente en el servidor de correo. Programas de escritorio basados en como Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird incluyen herramientas para el hogar o usuarios de la oficina para establecer sus propios filtros de spam en tiempo real. Menos molesto que el spam es bacn, el término técnico para los mensajes que usted pudo haber suscrito ay veces que desee, pero por lo general no me importa en realidad. Las listas de correo y los anuncios solicitados de los minoristas a menudo caen en esta categoría, usted puede estar interesado en el contenido de vez en cuando pero por lo demás la mayoría de los mensajes es el desorden. Servicios de correo electrónico como Outlook.com (antes Hotmail) incluyen una función de "barrido", que archiva, borra o cancela la suscripción a todos los remitentes BACN, utilizando la herramienta puede reducir un poco de correo electrónico no deseado Cuidado con. darse de baja de listas de correo electrónico, aunque - a menos que usted recuerda la firma de la lista, en primer lugar, un mensaje con un enlace para anular puede simplemente servir como una manera disimulada de confirmar su dirección de correo electrónico. Piense dos veces antes de hacer clic en el enlace, o puede ver un aumento en el spam. Del mismo modo, si su programa de correo electrónico permite, desactivar la visualización automática de imágenes de remitentes confiables. Algunos servidores de spam incluyen "Web bugs", o pequeñas imágenes en un mensaje de correo electrónico que también confirman que un mensaje ha sido abierto, y por lo tanto que la dirección es un buen objetivo para el futuro spams. Para los pensadores de cerebro derecho, un sistema jerárquico de carpetas pueden poner orden en el caos de la bandeja de entrada. Un sistema de carpetas y sub-carpetas anidadas proporciona un contexto a simple vista para los mensajes archivados. Tan pronto como se actúa en un mensaje, eliminarlo de la bandeja de entrada a una carpeta específica. Para tareas de propósito especial, como el procesamiento de una gran cantidad de correo entrante con características similares, un conjunto de reglas hace maravillas. Una norma especifica las condiciones que un mensaje dado debe cumplir, cuando se cumplen las condiciones, una acción específica a continuación. Las reglas se pueden ejecutar de forma automática o bajo demanda. Por ejemplo, puede configurar una regla para eliminar automáticamente los mensajes sin leer en la bandeja de entrada que es más de siete días de edad, o una regla para archivar en una carpeta "jefe" cualquier mensaje leído de su gerente (o el esposo!). Filtros presentan un término medio: un filtro muestra una visión específica de la bandeja de entrada, por lo que es más fácil encontrar los mensajes por tipo. Algo tan simple como un orden predeterminado por fecha de recepción es un filtro, ya que es una pantalla que muestra sólo los mensajes no leídos más de 30 días. Búsqueda es una forma especial de filtro. Introduzca los términos de búsqueda y la carpeta de correo electrónico se mostrarán todos los mensajes que muestran el término. Algunas personas nunca ordenar su bandeja de entrada y en su lugar se basan en diversas formas complejas de búsqueda para encontrar los mensajes antiguos. La ventaja del uso de búsqueda en lugar de un sistema de archivo es que su tiempo de gestión corresponde a alrededor de cero - siempre y cuando sus habilidades de búsqueda son lo suficientemente fuertes para una rápida recuperación de los mensajes más antiguos Para los pensadores de cerebro izquierdo, colores, categorías y etiquetas puede resultar más intuitivo. Porque no son jerárquicas, y porque no es necesario para poner mensajes en un solo lugar cuando podrían aplicar varias opciones, las etiquetas ofrecen uno-a-uno o muchos-a-uno agregación de mensajes de correo electrónico. Por ejemplo, un estudiante universitario podría utilizar "académico", "Inglés" y "2012 semestre de verano", como etiquetas en un solo mensaje de un profesor de una asignación en la clase de Inglés, cada etiqueta capta un aspecto de la dirección de correo electrónico, por lo que el estudiante podría después levantar todos los mensajes relacionados que tienen una o más de la misma etiqueta Servicios como etiquetas de uso de Gmail,. programas como categorías de uso de Outlook. Los dos términos tienen el mismo propósito exacto. Categorías de Outlook, sin embargo, permiten la codificación de color para diferenciar visualmente los mensajes en la pantalla. Resista la tentación de mantener los mensajes de correo electrónico que realmente pertenecen a alguna otra lugar, algunas formas de email resultado una sobrecarga de los usuarios que tratan su bandeja de entrada, como una talla única para todos archivador en lugar de transferir información en un instrumento más apropiado. Convertir las solicitudes de trabajo en tareas, añadir las ideas de reuniones en su calendario; materiales de referencia almacenan en un programa de toma de notas Algunas listas de correo - especialmente los noticiarios recurrentes - puede ser mejor consumida utilizando un lector RSS en su lugar. de correo electrónico. Por ejemplo, en lugar de recibir copias diarias de su cómic preferido por correo electrónico, usted podría suscribirse a la fuente de sindicación de enlace y leerlo más tarde utilizando el lector de RSS de su elección. Plantillas utilizar para hacer el envío de mensajes más eficiente, también. Si usted guarda la plantilla en un archivo de Word, una nota de Outlook, Evernote o OneNote, manteniendo respuestas repetitivo práctica hace que sea más fácil enviar mensajes complejos. Por ejemplo, si usted se prepara el esqueleto de un informe semanal sobre el estado de su jefe sin conexión, puede simplemente copiar y pegar la plantilla en un nuevo mensaje de correo electrónico y complete el nuevo material. Abrazo el arte pseudo-Zen de "Inbox Zero", o la práctica de la gestión bien su email de manera que la bandeja de entrada principal se mantiene en o cerca de vacío en todo momento. El mantenimiento de una bandeja de entrada vacía puede proporcionar un grado de satisfacción psicológica que reduce el estrés asociado con una bandeja de entrada fuera del control de Tácticas para la personalidad tipo B incluyen el "aceptar las cosas que no puede cambiar "la estrategia, el mejor ejemplo de Winnie the Pooh" Oh, molesta "enfoque -. si no dejas un error bandeja de entrada salvaje, entonces no es realmente una sobrecarga investigadores Darryl Forsyth y Lloyd Jenkins de la Universidad de Massey en Auckland, Nueva Zelanda, sugirió en una ponencia presentada en la Conferencia Internacional 2011 sobre ingeniería y aplicaciones informáticas que por las técnicas estándar de reducción de las interrupciones, el filtrado de mensajes y el mensaje presentación ", con la excepción de la filtración, hay poca evidencia clara de que cualquiera de estos tres métodos pueden reducir significativamente la sobrecarga de correo electrónico". El resultado de su investigación es que muchos trucos populares para inbox gestión don ' t parecen estar justificadas por la investigación pura. De hecho, en algunos casos - como técnicas para la reducción de interrupciones - el medicamento sugerido puede ser peor que la enfermedad, ya que algunos estudios sugieren que las interrupciones menores ayudan a mejorar la velocidad de llevar a cabo una tarea o la concentración de concentrarse en una tarea durante un largo período de tiempo de trabajo en general. Forsyth y Jenkins nos recuerdan que no hay solución mágica para reducir la sobrecarga de correo electrónico. En su lugar, cada persona debe elegir entre varias estrategias, tipo buffet, para llegar a una solución que funcione para la mezcla de la persona única de volumen, responsabilidades, expectativas y predisposiciones psicológicas En otras palabras:. Su kilometraje puede variar . Buena suerte.
Procesamiento por lotes
procesamiento por lotes
Freír la Bacn;. Archivar el spam
carpetas, filtros y reglas
colores, categorías y etiquetas <. br>
Offload contenido
Inbox Zero
p Email sobrecarga es tanto una cuestión de la psicología como efecto técnico;. Encontrando maneras de permanecer cómodo con el flujo de correo electrónico que usted tiene puede reducir la sensación de que las cosas están sobrecargados. Bandeja de entrada cero adeptos encuentran valor en mantenerse en la cima de las cosas de tal manera que nunca tienen docenas o cientos de mensajes en espera para ser tratados en sus bandejas de entrada.
Investigación Contrariamente