El Departamento de Servicios Humanos de Texas altamente regula la administración de oficinas y cuenta con el mantenimiento de registros y presentación en virtud de un examen especial a través del Código Administrativo de Texas (TAC ) . Título 40 , Parte 1 , Capítulo 19 de la TAC se dirige a la administración un centro de enfermería . Instalaciones no cumplen las normas se enfrentan a riesgo de multas, clausura e incluso persecución . Administrador de una institución debe designar , por escrito , un supervisor de registros clínicos que realiza la autoridad , la responsabilidad y la rendición de cuentas para todas las funciones de la oficina de registros . Cosas que necesitará
End -tab carpetas de archivos
etiquetas codificadas por color
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Revisar las políticas y procedimientos sobre registro confidencialidad de sus instalaciones . Esto le servirá como guía para la presentación de los registros nuevos y archivados. Si su instalación no cuenta con una política escrita en el expediente confidencial , debe crear y poner en práctica una de inmediato, según las indicaciones de TAC 19.1912 .
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Establecer un archivo en la caja y fuera de la caja (protegido por personal de registros ) con un sistema de cierre de sesión . Este sistema debe ofrecer una completa seguridad y prevenir el acceso no autorizado a los registros, como lo requiere la TAC 19.1910 . ( Dos bandejas etiquetadas en un contador de supervisión no pueden considerarse como un sistema in-box/out-box seguro. ) El acceso a los registros debe requerir una orden del médico . Registrar todas las órdenes médicas , así como toda la actividad de archivo.
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Utilice etiquetas con códigos de colores para hacer archivos fácil de encontrar. Asigne ciertos colores para las letras del alfabeto y el archivo por el apellido del residente. Por ejemplo, todos los archivos de la A a la C reciben etiquetas verdes, D a F tienen etiquetas de color naranja , y así sucesivamente . Si su instalación utiliza un sistema de numeración de la historia clínica , aplicar el método de un código de colores a la misma y presentar en consecuencia. (Etiquetas verdes para los registros de 1200-1499 , naranja para 1500-1799 , etc ) guía empresas 4

almacenamiento Designar archivos activos e inactivos . Algunas oficinas optan por utilizar estanterías abiertas archivos activos (archivos de los residentes actuales ) y de almacenamiento del gabinete de archivos inactivos o archivos . TAC 19.1910 requiere instalaciones de enfermería para conservar registros médicos durante cinco años a partir de la fecha en que los servicios médicos terminan . Si su instalación tiene cuidado de los menores , sus registros se conservarán durante tres años después de que el residente alcanza la mayoría de edad bajo la ley de Texas .
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Crear una hoja de cara para cada archivo. Esta hoja típicamente proporciona información básica sobre el residente (nombre, fecha de nacimiento, número de habitación , número de historia clínica, etc ), así como una lista de verificación de la documentación que el archivo debe contener . Hojas cara varían de una institución y en general se dejan a la discreción administrativa . Sin embargo , TAC 19.1911 requiere que todas las hojas de la cara dan el nombre , dirección postal y números de teléfono del médico tratante.
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Ensamble los archivos mientras se asegura que cada uno es completo con la información suficiente para identificar y atender a los residente. El TAC requiere que un archivo contiene , como mínimo , el nombre completo del residente, hogar /dirección postal, número de Seguro Social , números de reclamación de seguro de salud , fecha de nacimiento y número de historia clínica (en su caso ) . Revisión TAC 19.1911 para todos los requisitos relativos a contenido del archivo.
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Triture o incinerar los archivos que ya no están obligados a cumplir. Al destruir un archivo , debe documentar el nombre residente , número de historia clínica ( si se utiliza) , y número de Seguro Social , número de Medicare /Medicaid , o la fecha de nacimiento del residente. La persona que dispone del archivo debe fechar y firmar este documento.