El Departamento de Servicios Humanos de Texas altamente regula la administración de oficinas y cuenta con el mantenimiento de registros y la presentación de escrutinio particular por el Código Administrativo de Texas (TAC). Título 40, Parte 1, Capítulo 19 de la TAC aborda la administración de enfermería. Instalaciones no cumplen las normas se enfrentan a riesgos de multas, clausura e incluso persecución. Administrador de una institución debe designar, por escrito, un supervisor de registros clínicos que realiza la autoridad, la responsabilidad y la rendición de cuentas para todas las funciones de la oficina de registros. Cosas que necesitará
carpetas de archivos de fin ficha etiquetas con código de color
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revisar las políticas y procedimientos de su institución en materia de confidencialidad registro. Esto le servirá como guía para la presentación de los registros nuevos y archivados. Si su instalación no cuenta con una política escrita sobre confidencialidad registro, debe crear y poner en práctica de inmediato, según las indicaciones de TAC 19.1912.
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Establecer un archivo en la caja y fuera de la caja (protegida por registros de personal) con un sistema de cierre de sesión. Este sistema debe ofrecer una completa seguridad y evitar el acceso no autorizado a los registros, como lo requiere la TAC 19.1910. (Dos bandejas etiquetados en un contador de vigilancia no pueden considerarse como un sistema in-box/out-box seguro.) El acceso a los registros debe requerir una orden del médico. Registre todas las órdenes del médico, así como toda la actividad del archivo.

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uso etiquetas con códigos de color para hacer archivos fáciles de encontrar. Asignar ciertos colores de las letras del abecedario y el archivo por el apellido del residente. Por ejemplo, todos los archivos A C reciben etiquetas verdes, D a F tienen etiquetas de color naranja, y así sucesivamente. Si su instalación utiliza un sistema de numeración de la historia clínica, aplicar el método de código de color a la misma y presentar en consecuencia. (Etiquetas verdes para los registros de 1200-1499, naranja para 1500-1799, etc)
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almacenamiento designado para archivos activos e inactivos. Algunas oficinas optan por utilizar estanterías abiertas para los archivos activos (archivos de residentes actuales) y el almacenamiento del gabinete de archivos inactivos o archivos. TAC 19.1910 requiere instalaciones de enfermería para conservar registros médicos durante cinco años a partir de la fecha en que terminen los servicios médicos. Si su instalación tiene cuidado de los menores, sus registros deben conservarse durante tres años después de que el residente alcanza la mayoría de edad bajo la ley de Texas.
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Crear una cara frontal de cada archivo. Esta hoja normalmente proporciona información básica sobre el residente (nombre, fecha de nacimiento, número de habitación, número de historia clínica, etc), así como una lista de verificación de la documentación que el archivo debe contener. Hojas cara variar según el centro y, en general se dejan a la discreción administrativa. Sin embargo, TAC 19.1911 exige que todas las hojas de la cara dan el nombre, dirección postal y número de teléfono del médico tratante.
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Ensamble los archivos al tiempo que garantiza que cada uno es completo con la información suficiente para identificar y atender a los residente. El TAC requiere que un archivo contiene, como mínimo, el nombre completo del residente, hogar /dirección postal, número de Seguro Social, números de reclamación de seguro de salud, fecha de nacimiento y número de historia clínica (en su caso). Revisión TAC 19.1911 para todos los requisitos en materia de contenido del archivo.
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Shred o incinerar los archivos que ya no están obligados a cumplir. Al destruir un archivo, debe documentar el nombre del residente, número de historia clínica (si se utiliza), y número de Seguro Social, número de Medicare /Medicaid, o la fecha de nacimiento del residente. La persona que dispone del archivo debe fechar y firmar este documento.