¿Cómo responde a una queja sobre el deber de diligencia?

Comience su respuesta disculpándose por la situación y expresando su preocupación. 

Por ejemplo, "Lamento saber que tuvo una experiencia negativa con nuestra empresa. Tomamos en serio todas las quejas sobre nuestro deber de diligencia e investigaremos el asunto a fondo".

2. Investigar la denuncia .

Llevar a cabo una investigación exhaustiva de la denuncia. Reúna toda la información relevante, incluidas las declaraciones de testigos o la documentación relacionada con el incidente.

3. Póngase en contacto con el denunciante.

Comuníquese con el denunciante para discutir la situación y recopilar información adicional. Esto puede implicar programar una reunión, una llamada telefónica o un intercambio de correo electrónico. Escuche activamente sus inquietudes y tome notas de sus comentarios.

4. Tome las medidas adecuadas.

Según el resultado de la investigación, tomar las medidas necesarias para abordar la queja y evitar que ocurran incidentes similares en el futuro. Esto puede implicar implementar nuevas políticas o procedimientos, brindar capacitación adicional al personal o disciplinar a los empleados que violaron las políticas de la empresa.

5. Seguimiento con el denunciante .

Una vez que haya tomado medidas, haga un seguimiento con el denunciante para informarle sobre los pasos que ha tomado para resolver el problema.

Exprese su agradecimiento por sus comentarios y asegúreles que está comprometido a brindar un entorno positivo y seguro para todos.

6. Supervise la situación.

Supervise la situación de cerca para garantizar que las acciones correctivas que haya tomado sean efectivas para evitar que ocurran incidentes similares.

Realice los ajustes necesarios a sus políticas o procedimientos según sea necesario. Al responder a las quejas de manera oportuna y profesional, puede mostrarles a sus clientes que valora sus inquietudes y que está comprometido a brindar un alto nivel de atención.