¿Qué tipo de registros le gustaría tener sobre incidentes en el lugar de trabajo que involucren algún tipo de discriminación?
1. Informe de incidente:
- La persona que experimentó o presenció la discriminación debe completar un informe formal del incidente. Debe incluir detalles como la fecha, hora, lugar del incidente y una descripción detallada de lo ocurrido.
2. Declaraciones de Testigos:
- Si hubo testigos del hecho discriminatorio, se deberán registrar sus declaraciones. Estas declaraciones pueden proporcionar perspectivas y apoyo adicionales para la persona que presenta el informe.
3. Registros de comunicación:
- Mantener registros de cualquier comunicación relacionada con el incidente, incluidos correos electrónicos, mensajes de texto o notas escritas. Estos pueden ser valiosos para establecer una cronología de los eventos y la naturaleza de la discriminación.
4. Evidencia Física:
- Si existe alguna evidencia física relacionada con el incidente, como documentos, grabaciones o capturas de pantalla, se debe recopilar y conservar.
5. Documentación de Recursos Humanos:
- Mantener registros de cualquier acción tomada por el departamento de recursos humanos en respuesta al incidente. Esto incluye cualquier investigación, entrevista realizada y cualquier medida disciplinaria adoptada.
6. Documentos de políticas y procedimientos:
- Tener en archivo copias de las políticas y procedimientos de la empresa relacionados con la discriminación, el acoso y la igualdad de oportunidades en el empleo. Estos documentos demuestran el compromiso de la organización para prevenir y abordar este tipo de incidentes.
7. Registros de entrenamiento:
- Mantener registros de cualquier capacitación brindada a los empleados sobre discriminación, diversidad, inclusión y sensibilidad. Estos registros pueden demostrar que la organización es proactiva en la prevención de la discriminación.
8. Documentos Legales:
- Si el incidente se convierte en un asunto legal, como una demanda o una investigación por parte de una agencia reguladora, conserve toda la documentación legal relacionada con el caso, incluidas órdenes judiciales, acuerdos de conciliación o cualquier hallazgo de las investigaciones.
9. Planes de acciones correctivas:
- Si se toman acciones correctivas como resultado del incidente, como cambios en políticas, procedimientos o medidas disciplinarias, documente estas acciones y sus resultados.
10. Acuerdos de confidencialidad:
- Si las partes involucradas en el incidente firman algún acuerdo de confidencialidad, mantenga copias de estos acuerdos en el archivo.
Al mantener este tipo de registros, las organizaciones pueden garantizar una documentación exhaustiva de los incidentes en el lugar de trabajo que impliquen discriminación, facilitar investigaciones justas y demostrar el compromiso de mantener un entorno laboral libre de discriminación.