Qué esperar en la reunión

Al asistir a una reunión, es importante tener una comprensión clara de qué esperar y cómo participar de manera efectiva. A continuación se ofrece una descripción general de lo que puede encontrar y cómo prepararse para una reunión productiva:

1. Agenda de la reunión:

- Las reuniones deben tener una agenda clara que describa los temas a discutir. Busque la agenda con antelación y familiarícese con los puntos principales.

2. Puntualidad:

- Llegar puntual o unos minutos antes. Ser puntual demuestra respeto por el tiempo de los demás y ayuda a que la reunión comience sin problemas.

3. Introducciones:

- Si hay asistentes que no conoces, las presentaciones podrán realizarse al inicio de la reunión. Esté preparado para presentarse brevemente.

4. Escucha activa:

- Prestar atención a lo que dicen los demás sin interrumpir. La escucha activa le ayuda a captar diferentes perspectivas y contribuir de manera significativa.

5. Contribuciones:

- Si existe la oportunidad de compartir sus ideas, esté preparado para contribuir con puntos relevantes relacionados con la agenda. Habla de forma concisa y mantente en el tema.

6. Compromiso respetuoso:

- Participar en discusiones con respeto y cortesía, incluso si hay desacuerdos. Abstenerse de ataques personales o de interrumpir a otros.

7. Toma de decisiones:

- Si hay que tomar decisiones, esté preparado para participar en las discusiones y opinar sobre puntos importantes.

8. Elementos de acción:

- Durante la reunión, anote las tareas, plazos o responsabilidades asignadas. Estos elementos de acción garantizan el seguimiento y la rendición de cuentas.

9. Minutos:

- Algunas reuniones pueden tener personas designadas para tomar actas que registran los puntos y decisiones clave. Si se le asigna esta función, esté preparado para tomar notas precisas.

10. Preguntas y respuestas:

- Podrá haber un tiempo designado para preguntas y respuestas. Haga preguntas relevantes si tiene alguna duda.

11. Gestión del tiempo:

- Las reuniones deberán finalizar dentro del tiempo asignado. Sea consciente de su tiempo y del de los demás, evitando discusiones innecesarias.

12. Seguimiento:

- Después de la reunión, tome nota de cualquier elemento de acción que se le haya asignado. Haga un seguimiento de estas tareas lo antes posible.

13. Comentarios:

- Si corresponde, podría haber una oportunidad para brindar comentarios sobre la efectividad de la reunión o cualquier área de mejora.

14. Clausura de la reunión:

- El presidente o facilitador normalmente levantará la sesión. Esto significa el final de la discusión.

15. Oportunidades de networking:

- Dependiendo de la naturaleza de la reunión, puede haber oportunidades para establecer contactos y conectarse con otros asistentes después de la reunión.

16. Materiales de seguimiento:

- Después de la reunión, es posible que reciba información, presentaciones o recursos adicionales relacionados con la discusión.

Recuerda que cada reunión puede variar en su estructura, objetivos y formato. Estar preparado y ser respetuoso con las contribuciones de los demás le ayudará a aprovechar al máximo su tiempo en las reuniones. Si tiene inquietudes o preguntas específicas, no dude en comunicarse con el organizador o facilitador de la reunión de antemano.