¿A quién cree que se referiría en caso de que se produjera un incumplimiento o incumplimiento de los procedimientos estándar?
En una organización, las personas responsables de gestionar y comunicar incidentes que impliquen desviaciones de procesos o posibles infracciones a las autoridades/agencias reguladoras, la dirección corporativa, los equipos internos de gestión de riesgos/cumplimiento y los empleados se conocen colectivamente como el personal adecuado.
A continuación se muestra un desglose de quién podría ser designado como personal apropiado en diversas circunstancias:
1. Infracción no grave:
En los casos de incumplimientos no graves, el personal adecuado podrá incluir:
- Supervisor o gerente inmediato:Responsable de la investigación y documentación inicial.
- Responsable de privacidad de datos:ayuda a evaluar las posibles implicaciones de privacidad y proporciona orientación.
- Equipo de seguridad:Colabora en aspectos técnicos y estrategias de contención.
2. Infracción grave:
Para infracciones más graves que probablemente tengan un impacto significativo en las personas, el personal adecuado puede ampliarse a:
- Alta dirección o consejo de administración:Involucrado en la toma de decisiones y emisión de declaraciones.
- Departamento Legal:Brinda asesoría sobre requisitos regulatorios e implicaciones legales.
- Asesoría jurídica externa:Colabora en la gestión de litigios o multas derivadas del incumplimiento.
3. Cumplimiento de los empleados:
En casos que involucren problemas de cumplimiento de los empleados o violaciones del código de conducta, el personal apropiado puede incluir:
- Departamento de Recursos Humanos:Maneja los asuntos disciplinarios y vela por el cumplimiento de las políticas.
- Oficial de ética y cumplimiento:Investiga y aborda violaciones éticas.
- Equipo de auditoría y gestión de riesgos:Evalúa controles y proporciona recomendaciones.
4. Interacciones entre la cadena de suministro y los socios:
Si un incumplimiento involucra a proveedores, vendedores o socios, el personal apropiado también puede incluir:
- Equipo de gestión de riesgos de terceros:Garantiza el cumplimiento de los estándares de ciberseguridad y privacidad.
- Departamento de Contratos y adquisiciones:Trabaja con partes externas para la revisión de acuerdos.
Recuerde, la asignación de responsabilidades y la designación del personal adecuado puede variar según la infracción específica, las regulaciones de la industria y las políticas internas. Es esencial establecer un plan claro de respuesta a incidentes que describa quién debe ser notificado e involucrado en cada etapa del proceso.