Cómo administrar los sistemas de archivo de papel Médico

archivos médicos individuales se mantienen para todos los pacientes que el médico ve. Un expediente médico es donde se almacena la información de salud del paciente , tales como la historia clínica , notas médicas y las listas de medicamentos con receta. La gestión de un sistema de presentación en papel médica es un proceso delicado que involucra a los procedimientos específicos que deben seguirse . De lo contrario , la información de un paciente podría terminar en la carta de otro paciente. HIPAA, Health Insurance Portability y Accountability Act , es una ley federal que supervisa cómo se almacena la información de salud del paciente y se fija dentro de una organización de atención de salud. En consecuencia, las políticas y procedimientos que establezca para la gestión de los sistemas de presentación en papel deben estar en consonancia con las normas de la HIPAA. Cosas que necesitará
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Configurar una carpeta de bandeja de entrada para los nuevos documentos de papel médica esa necesidad de ser presentada. Divida la bandeja de entrada en categorías , tales como " evaluaciones de los pacientes ", " notas de progreso " y " trabajo de laboratorio . " Informe a los médicos en la oficina de su médico para utilizar la correcta in-box y ordenar los archivos en papel .
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Recoge el contenido de la al menos dos veces en el cuadro de un día , o con la frecuencia que puede. Traiga los archivos de papel de nuevo al área de presentación o la sala de registros médicos.
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Clasificar los nuevos archivos en papel en orden alfabético para que sea fácil de presentar . Muchas veces , si un médico ve a un paciente nuevo , habrá una gran variedad de documentos en papel en ese paciente para que usted presente . Ponga todos los documentos de un paciente juntos en una pila y seguir para alfabetizar . Perforar los documentos para que estén listos para ser presentada.
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Presente los documentos médicos en el gráfico correcto . Ponga los archivos en la sección correcta de la tabla , ya que las historias clínicas contienen varias secciones para diferentes tipos de documentos. Preste atención a este proceso para que usted no presenta accidentalmente los resbalones de trabajo de laboratorio en la sección de pagos de los pacientes de la carta.
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Ponga las historias clínicas de vuelta en el lugar exacto donde los encontró cuando han presentado toda la documentación . Los registros médicos se mantienen por lo general en orden alfabético por apellido.
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Realizar auditorías de rutina de calidad para garantizar que los archivos de papel médica se están presentando correctamente. La enfermera jefe o gerente de gestión de calidad de la organización de atención de la salud pueden ser responsables de la realización de auditorías . Ella hará un control al azar para ver si hay documentos mal archivados , de una selección o muestra aleatoria. Historias clínicas mal archivados serán devueltos al personal de presentación que debe corregirse.
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Mantenga una hoja de inscripción en la sala de la historia clínica . Instruir a la gente a firmar una carta médica cada vez que salen de la habitación con ella. Esto ayuda al personal de presentación no perder de vista donde los registros de salud son , lo cual es importante para el cumplimiento de HIPAA .
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Nunca permita que los que no son empleados para ver los archivos de papel médicas. Actividades de presentación se deben realizar en un área privada para que los pacientes no ven la información del cuidado de la salud de otros pacientes - que es una violación de HIPAA que puede costar a su organización una gran cantidad de dinero en multas federales
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